A Gestão Documental é o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à produção, à tramitação, ao uso, à avaliação, ao arquivamento e à destinação de documentos e processos no âmbito do Poder Judiciário, no exercício de suas atividades, inclusive as administrativas, qualquer que seja o suporte de registro da informação. O objetivo é possibilitar o integral exercício de direitos, a preservação das informações necessárias às partes e às instituições do Poder Judiciário, o descarte da documentação não mais necessária e a preservação do patrimônio histórico e cultural.

Arquivos, por sua vez, são definidos como “conjuntos de documentos produzidos e recebidos por órgãos públicos, instituições de caráter público e entidades privadas, em decorrência do exercício de atividades específicas, bem como por pessoa física, qualquer que seja o suporte da informação ou a natureza dos documentos”, conforme artigo 2º, da Lei nº 8.159/91. Dentre os arquivos públicos, incluem-se aqueles do Poder Judiciário, conforme artigo 7º da referida lei. (Manual Gestão Documental do Poder Judiciário / Conselho Nacional de Justiça. Programa Nacional de Gestão Documental e Memória do Poder Judiciário (Proname) – Brasília: CNJ, 2021, p. 17).